HiX migratie uitdagingen en oplossingen voor ziekenhuizen & zorginstellingen.

HiX is het Healthcare Information X-change van Chipsoft. En Chipsoft heeft grootse plannen. Zij willen namelijk met deze oplossing internationaal de medische wereld veroveren als ICT-oplossing voor elke zorgorganisatie. Dus of je nu werkzaam bent bij een ziekenhuis, de thuiszorg, kraamzorg, een verzorgingshuis, kliniek, verpleeghuis, revalidatiecentrum, de GGZ, een huisartsen collectief of apotheek, IT-managers in zorg krijgen vroeg of laat allemaal te maken met deze interessante totaaloplossing. Want laten we wel wezen, het is een prachtig systeem. Maar HIX stelt natuurlijk behoorlijke eisen aan de infrastructuur waarop het moet landen. Zijn deze eisen legitiem? Wat is de impact op de infrastructuur, licenties en de IT-afdeling van een zorginstelling? Heeft een HiX-implementatie invloed op de algehele bedrijfsvoering? En hoe kan jouw organisatie of instelling zich voorbereiden op de onvermijdelijke komst van deze EPD -oplossing?

Deze blogpost is dus geschreven voor jou als IT-manager of anderszins IT-verantwoordelijke in de zorg. In dit artikel zoomen we namelijk naast dieper in op bovengenoemde onderwerpen, ook expliciet in op de uitdagingen die er voor jou en jouw IT-afdeling liggen. Hierbij geven we je algemene informatie, maar proberen ook een reëel beeld te schetsen van de randvoorwaarden. Want een kritische blik aangaande het eisenpakket van de leverancier zal zowel initieel als jaarlijks een behoorlijk voordeel opleveren.

EPD-software van Nederlandse makelij

Op de HIMSS19 in Orlando is de HiX software van Nederlandse makelij gepresenteerd. Tijdens verschillende sessies kon de bezoeker hier een inkijkje krijgen in de laatste nieuwe ontwikkelingen aangaande platform-denken, capaciteitsmanagement, datamanagement en procesoptimalisatie in de zorg. HiX heeft hierbij één duidelijk doel. Kort samengevat is dat vooruitgang en verandering realiseren om bereikbare, goede en betaalbare zorg te blijven garanderen. Maar hiervoor zijn veranderingen in de manier van werken noodzakelijk. Om dit voor elkaar te krijgen is een extra digitale ondersteuning van patiënten, zorgprofessionals en stakeholders essentieel. Welkom in de wereld van HiX.

 

Impact van een HiX implementatie op de infrastructuur

Kijkende naar het bovenstaande biedt het HiX-platfom dus alleen maar voordelen. Voordelen op het gebied van samenwerking op o.a. informatievoorziening, communicatie, beschikbaarheid van data, voor de patiënt, alle zorgaanbieders en betrokken partijen.

Maar terwijl iedereen zich verlekkert op de voordelen moet er aan de achterkant wel een dijk van een omgeving gebouwd worden waarop HIX probleemloos kan draaien. Tenminste als we de leverancier moeten geloven. Maar geregeld zien we dat zorginstellingen zo druk bezig zijn met de nieuwe werkprocessen en het optimaliseren daarvan dat er weinig tot geen aandacht is voor uitdagingen en kosten die gepaard gaan met de benodigde infrastructurele aanpassingen.

Want nadat de keuze gemaakt is om de overstap naar HiX te maken zijn er legio operationele en financiële hindernissen te nemen. Hindernissen die vooral te maken hebben met de realisatie van de IT-omgeving waarop HIX moet gaan draaien. Uiteraard moet er een solide basis staan. Maar deze basis komt voort uit de keuze voor één van de verschillende architecturen die geopperd zijn. Afhankelijk van de uiteindelijke architectuurkeuze kunnen er grote verschillen ontstaan in kosten voor hardware en zeker niet te vergeten software licenties.

 

Na implementatie kent HiX slechts voordelen

Juist om deze reden is een partnership met een onafhankelijke IT-partij die al eerdere HiX implementaties heeft gedaan een goed idee. Zo’n partij houdt de helikopter-view en kan naast putten uit feitelijke kennis en ervaring ook een reëel beeld schetsen van de werkelijke beheerskosten ná de implementatie.

 

Sparren met externe IT-collega’s u de zorg

Zelf brengen wij nieuwe relaties ook graag in contact met bestaande klanten die uit eigen ervaring vertellen over deze complexe en bijzonder kostbare migraties in de zorg. Naast dat deze openheid van zaken erg wordt gewaardeerd, geeft het ook altijd nieuwe inzichten.

 

HiX is geen plug en play oplossing

Een plug-and-play oplossing naar dit Utopia is in dit geval dus ook echt een utopie. Het traject van een implementatie gaat gepaard met een gedegen voorbereiding, een strakke projectplanning en intensieve nazorg. Belangrijk hier is dat de realisatie van de IT-omgeving parallel loopt met de projectplanning van de implementatie.

 

Maak gebruik van ervaring van extern adviseur met HiX ervaring

Voor een aantal ziekenhuizen en zorginstellingen hebben wij de realisatie van de infrastructuur van HiX succesvol afgerond. Dus staat bij jouw zorginstelling HiX al op de agenda? Speelt jouw organisatie met de gedachte HiX te introduceren en ben jij benieuwd wat er allemaal op je pad komt om de daarbij behorende infrastructuur te realiseren? Onze HiX-specialisten gaan graag eens vrijblijvend het gesprek met je aan om je te vertellen waar je zoal rekening mee moet houden.

De voordelen van HIX zijn evident

  • Wijze van informatie registratie
  • Eén centraal systeem
  • Verlaging van de werkdruk door standaardisatie
  • eHealth
  • Online samenwerking tussen patiënten en zorgaanbieders
  • Transmurale samenwerking zorgspecialisten
  • Patiënte participatie

De implementatie van HIX is een soort aardverschuiving binnen de organisatie. Belangrijk is goed te beseffen dat HiX zich niet aanpast aan de organisatie, maar de organisatie past zich altijd aan aan HiX. Dat klinkt natuurlijk vrij dwingend, maar dit is de enige manier om intramuraal, extramuraal, semimuraal en transmuraal goed samen te kunnen werken.

Gevolg hiervan is dat iedereen zich focust op de organisatorische gevolgen van de implementatie en er weinig tot geen aandacht en draagvlak is voor de uitdagingen op de ICT-infrastructuur.

 

HiX eisen voor de ICT-infrastructuur

HiX stelt dus flinke eisen aan de algehele infrastructuur van een organisatie. Niet alleen ziekenhuizen moeten hier een upgrade in doorvoeren, maar ook de thuiszorg, kraamzorg, verzorgingshuizen, klinieken, verpleeghuizen, revalidatiecentra, de GGZ, huisartsen en apotheken wanneer zij instappen op deze ontwikkeling. Hierbij kan gedacht worden aan:

  • Opslag behoefte
  • Server capaciteit
  • Netwerk capaciteit

 

Een redundante oplossing

Omdat het over een centrale applicatie gaat die altijd beschikbaar moet zijn, worden hoge eisen gesteld aan het volledig minimaliseren van downtime. Dit betekent zowel voor storage, server en netwerk standaard een redundante oplossing.

 

Eisen aan werkplek-concept

Een ander zeer belangrijk onderwerp is hoe het aanwezige of nog te ontwikkelen werkplek-concept past op de HiX omgeving aangezien de leverancier ook hier een behoorlijk eisenpakket heeft.

Daarnaast moet dit natuurlijk ook passen binnen de reeds aanwezige ICT-omgeving.

  • Algehele IT-security (NEN 7510)
  • Totale applicatielandschap en het gebruik ervan
  • Kwaliteit van het vaste en mobiele netwerk
  • Gebruik van een single sign on omgeving (Imprivata) in combinatie met HIX

Zoals eerder benoemd, omdat het management van de instelling zich focust op de organisatorische gevolgen van een implementatie en er weinig tot geen aandacht is voor de uitdagingen op de ICT-infrastructuur leidt dit geregeld tot onbegrip als er onverwachte problemen of kosten ontstaan. De reden is ook hier weer het ontbreken van een constante helikopterview.

 

Beslissers zien de noodzaak van investeringen

Vaak zien wij dat de beslissers echt wel de noodzaak zien om over te gaan naar een nieuwe EPD en daar vanzelfsprekend ook de budgetten beschikbaar voor stellen. Men is echter vaak zo gefocust op de kosten van de applicatie en de implementatie dat vergeten wordt alle bijkomende kosten goed in kaart te brengen. Dit is ook best begrijpelijk aangezien de infrastructuur kosten slechts een fractie zijn van de kosten voor aanschaf en implementatie.

Ook een werkplek concept dat aangepast of geïmplementeerd moet worden voor HiX brengt kosten met zich mee. Kosten qua servers en licenties die goed begroot moeten worden.

Binnen het IT-budget is in onze optiek elke euro er één en zien wij nog te vaak dat in de hectische tijd van de implementatie een organisatie tóch voor onverwachte kosten komt die niet begroot waren. Dit zijn dan meestal licentiekosten die vergeten zijn maar wel significant kunnen worden. Denk hierbij maar eens aan de benodigde MS SQL Enterprise licenties.

 

Voorkom onvoorziene of onnodige investeringen

Merk jij dat hier nog onvoldoende aandacht aan is gegeven in de voorbereiding om te komen tot een totaal begroting van de HiX implementatie? Maak dan eens vrijblijvend een afspraak met een van onze consultants voor een verkennend gesprek.

Met zo’n gesprek voorkom je dat:

  • Onverwachte kosten naar voren komen tijdens de implementatie
  • Er in hardware geïnvesteerd wordt die achteraf gezien ongebruikt blijft.
  • Er een goed licenties beleid is
  • Er onnodig onderhoud en beheer betaald wordt aan zaken die niet ingezet worden
  • Dat er kritisch gekeken wordt naar de HIX-hardware eisen

“Met de klant een kijkje nemen bij een ander ziekenhuis geeft vaak een meer dan verhelderend inzicht.”

HiX uitdagingen en oplossingen in de zorg

Een HiX-implementatie is maatwerk dat zorgvuldig afgestemd moet worden op de instelling of organisatie in kwestie. Het mag voor zich spreken dat anno 2019 de IT-manager en zijn collega’s een grote rol spelen in de transitie van de zorg. Hoog tijd voor actie dus. Hieronder daarom kort de grootste uitdaging voor jou en je IT-collega’s en de manier hoe wij daar als HiX partner tegen aankijken:

 

Flex-werkers en de data in HiX?

  • Uitdaging: Centraal beheren wie waar op het netwerk en tot welk niveau in HiX mag?
  • Oplossing: Single-sign-on als authenticatie management van Imprivata is een tool waarmee je dit eenvoudig organiseert. Met een fingerprint, token of two-way-authentication wordt beheerd wie er toegang heeft en tot aan welk niveau.

 

Dubbel aftekenen van specifieke medicijnen

  • Uitdaging: Binnen HiX dient voor bepaalde verstrekkingen dubbel afgetekend te worden. Hoe zorg je ervoor dat dit een eenvoudige handeling is?
  • Oplossing: HiX heeft in samenwerking met Imprivata (confirm ID) een workflow ontwikkeld die ervoor zorgt dat de dubbele aftekening gerealiseerd wordt door een simpele handeling als het opleggen van de personeelskaart.

 

Snel wisselen behandelaar bij bedgebonden werkplek

  • Uitdaging: Op bepaalde afdelingen zoals bijvoorbeeld IC en OK staan werkplekken die bed en patiënt gebonden zijn. Hoe kun je je zonder patiënt-info te verliezen wisselen van behandelaar in HiX?
  • Oplossing: Door gebruik te maken van Imprivata (confirm ID) en HiX is het mogelijk om onderwater middels het opleggen van een personeelspas te wisselen van behandelaar met behoud van de patiënt-context.

 

Printer en scan problematiek in HiX

  • Uitdaging: Printers zijn werkplek gebonden maar gebruikers niet. Kortom hoe zorg je ervoor als de medewerker veranderd van werkplek (roamen) dat zijn print opdracht op de printer komt die bij die werkplek hoort?
  • Oplossing: Na het roamen van werkplek worden ook de printers voor die gebruiker aangepast worden binnen de sessie.

 

Kosten downtime in de zorg

  • Uitdaging: Wanneer het netwerk van een ziekenhuis down is, is HiX ook niet meer bereikbaar.
  • Oplossing: Het verwijderen van Singel Points of Failure en het gebruik maken van redundant oplossingen.

 

Commit-IT als ervaring HiX-implementatie partner

Het team van Commit-IT bestaat uit ervaren IT-specialisten die hun sporen in diverse grote zorgprojecten verdiend hebben. Hierdoor is onze kennis en ervaring een toegevoegde waarde voor IT-afdelingen binnen de zorg. Zo werkte we eerder voor IJsselland ziekenhuis, Amphia ziekenhuis, Medisch Spectrum Twente, Onze Lieve Vrouwen gasthuis, Spaarne Gasthuis, LUMC, NoordWest ziekhuisgroep, Deventer Ziekehuis, Albert Schweitzer Ziekenhuis, Glre ziekenhuizen, Nij Smellinghe, Fivoor, Stichting Sonneburg, Stichting Sovak, Elver

Onze ervaring als extern adviseur en als meewerkend specialist is de reden waarom veel aanbieders een verkennend eerste gesprek met ons aangaan. Deze steeds verder groeiende ervaring nemen we namelijk mee in elk nieuw project en dit maakt ons een waardevolle gesprekspartner waar het gaat om procesoptimalisatie, workflows. rechtenstructuur en autorisaties binnen HiX.

Conclusie

De implementatie van HiX heeft voor de betreffende organisatie een zeer grote impact met name omdat het de primaire werkwijze treft. Daarnaast zijn de kosten die ermee gemoeid zijn ook significant. Kortom HiX is een project wat niet iedere dag langs komt en wat de nodige onrust met zich mee brengt.

Juist dan is het van belang om in deze onrust het overzicht te houden wat er qua infrastructuur geregeld moet worden. Onze ervaring is dat dit niet eenvoudig is. De organisatie is met name bezig met de organisatorische aanpassingen en heeft weinig tot geen aandacht voor de uitdagingen in de infrastructuur. De leverancier van HiX is vaak onduidelijk en zeer ruim in de eisen waaraan de infrastructuur moet voldoen. Logisch ook, want zij willen er zeker van zijn dat de infrastructuur niet de belemmerende factor is.

In zo’n geval is het handig te steunen op een IT-partner als Commit-IT die onafhankelijk kan opereren. Hierbij putten wij uit expertise en vertellen wat er echt nodig is en wat eventueel te ruim begroot is. Juist omdat wij eerder het ontwerp, de implementatie en het beheer van HiX-infrastructuren hebben begeleid, vertrouwen wij op eigen feitelijke ervaring. Hiermee voorkomen we teleurstellingen, onnodige complexiteit en desinvesteringen die uiteindelijk na productie niet nodig blijken te zijn.

Heb je zelf een HiX uitdaging?