Data migratie Sonneburgh Rotterdam.
Het management van Sonneburgh heeft Commit-it begin 2018 opdracht gegeven voor een complete data en hardware migratie. In deze klantcase / referentie vertelt Financieel Directeur Art van der Rhee hoe hij vindt dat dit project verlopen is van probleemstelling en geboden oplossing tot en met het resultaat.
Stichting Sonneburgh, Rotterdam
Sonneburgh is een zelfstandige zorgaanbieder en is gevestigd aan de zuidkant van Rotterdam. Binnen de muren bieden zij intramurale zorg vanuit christelijke waarden en normen. Iets dat goed terug te vinden is in de cultuur van de organisatie en de manier waarop zij met de bewoners omgaan.
“Ik werk inmiddels zo’n 25 jaar bij Sonneburgh en sinds een paar jaar in mijn huidige functie als financieel directeur. Bij Sonneburgh leveren wij zorg aan mensen die hulp nodig hebben in het dagelijks leven. Dit doen wij met zo’n 420 medewerkers voor ongeveer 400 vaste bewoners.”
Probleem van Sonneburgh
De hardware van Sonneburgh was behoorlijk veroudert. Dit zorgde voor aanhoudende problemen tijdens de dagelijkse werkzaamheden en ook nog eens door de gehele organisatie heen. Vooral op het gebied van continuïteit en stabiliteit kampte Sonneburgh met flinke uitdagingen. Daarnaast was de rechtenstructuur van de data niet op orde kijkende naar de AVG / GDPR.
“Omdat wij een relatief kleine organisatie zijn, hebben we de expertise op het gebied van hardware en data migratie niet zelf in huis. Vandaar dat we moesten uitwijken naar een externe leverancier. Deze beoogde vernieuwingsslag van ICT omgeving konden we dan ook onmogelijk intern oplossen. En al helemaal niet in een draaiende organisatie”
Een extra uitdaging in dit project was dat de centrale storage meteen ook de onmisbare basis vormde voor het hele informatie- en datasysteem in het ziekenhuis. Hierdoor werd er op een constante basis 24/7 aanspraak gedaan op de beschikbare data. Dit zowel door intern personeel en externe zorgverleners als projectmedewerkers van het nieuwe EPD.
“Wat me uiteindelijk over de streep getrokken heeft tijdens het offertetraject was de kleinschaligheid van Commit-IT tezamen met de persoonlijke benadering. Er was ook een financieel verschil tussen de aanbieders. Maar deze verschillen waren dusdanig klein dat we niet specifiek op prijs hebben geselecteerd.”
De door Commit-IT geboden oplossing
Ook puur kijkende naar de geboden oplossing ontdekte Art van der Rhee grote verschillen tussen de aanbieders die ingeschreven hadden. Met name qua aanpak en grootte van de organisatie.
“Wat opvallend was is dat 2 van de 3 aanbieders voorstelde vooral op afstand te werken, iets wat totaal niet past bij onze voorkeur voor een persoonlijke benadering. Het project dat we aan moesten pakken was de migratie van onze server omgeving. Commit-IT heeft de inventarisatie gedaan, een plan van aanpak geschreven, waarbij onze belangrijkste eis was dat wij als gebruikers zo min mogelijk moesten merken van de gehele migratie.”
Het definitieve plan van aanpak hebben we bij Commit-IT samen met Sonneburgh opgesteld. Het betrof een situatie waarbij de oude omgeving moest blijven draaien terwijl de nieuwe omgeving parallel opgebouwd werd. Dit zodat op een bepaald moment geswitcht kon worden van de oude- naar de nieuwe omgeving. Maar dat wel onder de strikte voorwaarde dat van de migratie de gebruikers zo min mogelijk last zouden ondervinden.
Het resultaat van de samenwerking
“Het resultaat van het project is met name merkbaar in de stabiliteit van de configuratie, de betrouwbaarheid en de snelheid. Deze is namelijk aanzienlijk beter dan in onze oude omgeving. Ook is de hele structuur van rechte toekenning en de plaats van de databestanden opnieuw opgezet. Hierdoor kunnen gebruikers bestanden gemakkelijk terugvinden. Al met al is de algehele dagelijkse IT-ervaring aanzienlijk verbeterd, zowel aan de kant van de organisatie als voor de gebruikers.”
In de maanden na de migratie merkte onze supportafdeling dat het aantal foutmeldingen en klachten van zowel de Sonneburgh organisatie als haar gebruikers zienderogen daalde.
“Het plan van aanpak en de werkwijze die we op aanraden van Commit-IT gevolgd hebben en dan met name ook de uitvoer daarvan hebben ik en mijn collega’s als zeer positief en plezierig ervaren. De korte lijnen, onze klachten over onze eigen problematiek die we op ict gebied merkte in aanloop naar de migratie werden steeds snel opgelost. Slechts even bellen en we werden bijna altijd direct geholpen. De migratie heeft hele positieve gevolgen gehad voor ons als organisatie omdat de omgeving betrouwbaarder is, de beschikbaarheid van onze programmatuur is verbeterd en de gebruikers ervaren merkbaar meer snelheid en continuïteit.”
Conclusie
Ook hebben we natuurlijk gevraagd of Art van Rhee Commit-IT persoonlijk zou aanbevelen bij zijn zakelijke relaties wanneer zij op zoek zijn naar een IT-partner.
“Als relaties aan mij vragen of wij tevreden zijn over Commit-IT kan ik volmondig ‘ja’ zeggen. Dit omdat zij merkbaar ervaring hebben in onze sector. Daarnaast hebben mijn collega’s en ik de persoonlijke aanpak en benadering als heel positief ervaren. Ik ben dan ook erg trots op de relatie die we met Commit-IT opgebouwd hebben. Maar ben vooral bij met het vertrouwen dat de toekomstbestendigheid van onze ict omgeving met de afronding van dit project absoluut gewaarborgd is.”
HEB JIJ OOK
EEN ICT UITDAGING?
